企业财务通则对存货采购与付款的管理

来源:安徽税务筹划网  作者:安徽税务筹划网   人气:  时间:2008-10-24
摘要:  一般来讲,存货在企业流动资产中所占的比重较大,其本身的营运效率直接影响到企业流动资产的整体效率。根据新《通则》的规定,企业需要建立健全存货管理制度,目的在于规范存货的采购审批、采购执行程序,并根据合同和内部审批制度付款...
  一般来讲,存货在企业流动资产中所占的比重较大,其本身的营运效率直接影响到企业流动资产的整体效率。根据新《通则》的规定,企业需要建立健全存货管理制度,目的在于规范存货的采购审批、采购执行程序,并根据合同和内部审批制度付款。

  由此可见,新《通则》特别注重的是存货采购环节和付款环节的管理控制,这是根据当前市场经济环境所提出的有一定针对性的管理要求。为了减少篇幅,我们只对企业存货的采购与付款制度加以介绍,其他的与新《通则》创新内容没有直接联系的存货管理理论和方法不予介绍。

  为了能够涉及存货采购与付款业务中的具体操作内容,在这里以一家国有独资企业为范本,详细介绍这家企业所制定的存货采购与付款制度:

  (一)采购、付款业务管理要求

  1.存货的采购与生产、销售业务的要求保持一致。

  2.货币资金的支付或负债的增加必须以获得品质优良的存货为前提,保持货款支付或负债增加的真实性与合理性。

  3.加强采购环节的监督与控制,防止舞弊行为的发生。

  4.保证采购业务在内、外部各环节的运行通畅和高效率。

  5.及时、准确提供物资采购的各项信息。

  (二)采购业务的组织机构与岗位职责

  1.采购与付款管理工作由企业董事会授权的机构负责。在董事会内,一般涉及规划委员会、物资采购领导小组等;在企业职能部门,涉及总经理室、企划部、采购部、储运部、质量保证部、生产设备部、财务部等相关部门,上述部门分别承担相应的责任,以合理地组织采购与付款管理工作。

  2.规划委员会是采购与付款计划的决策机构,负责《年度采购计划》、《年度物资储运计划》及《季(月)度采购计划》、《季(月)度物资储运计划》的审批工作。

  3.企划部是采购与付款管理计划的审核部门,负责对《年度采购计划》、《年度物资储运计划》及《季(月)度采购计划》、《季(月)度物资储运计划》的审核工作,审核后负责上报规划委员会。

  经规划委员会授权,总经理可负责《季(月)度物资储运计划》、《季 (月)度采购计划》的审批。

  4.财务部为采购与付款的会计核算及价值管理部门。负责对采购与付款活动引起的价值增减变动情况进行记录、控制和管理。

  5.储运部是物资的储存部门,负责编制《年度物资储运计划》及《季 (月)度物资储运计划》,实施物资仓储管理。

  储运部同时是采购物资的验收部门之一,负责对采购物资的数量进行验收。

  6.质量保证部负责对采购材料的质量进行验收。

  7.生产设备部负责对固定资产和相关零部件进行验收。

  8.物资采购领导小组是重大采购事项的执行决策机构,其主要职责是:

  (1)确定常规仓储物资的范围、集中采购及自行采购物资的范围;

  (2)确定大宗物资采购、普通物资采购及零星物资采购的划分标准以及可采用的采购方式;

  (3)负责大宗物资采购的供应商选择、采购价格、合同条款等事项的审批。

  9.采购部负责具体物资采购工作,其主要职责是:

  (1)掌握市场信息,开拓新货源,优化进货渠道,降低采购费用;

  (2)会同储运部、财务部确定合理物资采购量,及时了解存货存量情况,进行合理采购;

  (3)根据本企业实际情况,拟定集中采购及自行采购物资的范围,上报物资采购领导小组批准;

  (4)拟定大宗物资采购、普通物资采购及零星物资采购的划分标准以及可采用的采购方式,上报物资采购领导小组批准;

  (5)编制《年度采购计划》、《季(月)度采购计划》;

  (6)选择、评审、管理供应商,建立供应商档案;

  (7)组织供货合同评审,签订供货合同,实施采购活动;

  (8)编制《合同履行情况登记簿》,对合同执行情况进行监督;

  (9)进行市场询价,采购所需物资;

  (10)采购过程中的退、换货工作;

  (11)按周编制《主要采购合同执行情况周报表》;

  (12)采购部合同、供应商档案、各种表单的保管与定期归档工作。

  10.采购部岗位设置:

  (1)采购部部长。其具体职责为:对采购工作进行统筹策划,合理控制采购成本;审签各部门《请购单》,审批采购计划和采购资金计划;组织询价、招标、比价及供应商选点、评审及供货控制;审批《订购单》及采购合同,参与重要采购合同评审、签订;审批支付供应商货款;进行退、换货管理;组织开拓新货源,优化进货渠道;定期监督、检查、处理采购部工作程序、规章制度、实施细则的执行情况;按工作程序做好与相关部门的横向联系,并及时对部门间的争议提出界定要求。

  (2)计划员。其具体职责为:负责市场信息收集、管理;参与供应商信用评定,据实提出供应商信用评定的意见,建立健全供应商档案;汇总各部门采购申请,编制采购计划和采购资金计划;编制《合同履行情况登记簿》,对合同执行情况进行监督;按周编制《主要采购合同执行情况周报表》;审核购货发票;复核支付供应商货款申请;负责文件、合同、订单等资料的保管和定期归档工作。

  (3)采购员。其具体职责为:对物资需求部门提出的采购申请进行询价;适时填报《供应商调查表》;根据批准的《请购单》和询价结果实施采购,并负责索取所购物资的相关资料;参加商务谈判和拟定合同条款;填制《订购单》并办理要货;及时向供应商反馈原材料质量信息;催收购货发票;提出支付供应商货款申请;具体办理采购环节退货;采购部部长交办的其他工作。

  (三)采购计划管理

  1.采购部根据《年度经营计划》、《年度生产计划》、《年度固定资产投资计划》、《年度固定资产日常修理维护和大修理计划》、《年度费用支出计划》、《年度物资储运计划》及本企业《月度生产计划》、《月度固定资产日常常规修理维护和大修理计划》、《月度费用支出计划》、《季(月)度物资储运计划》,编制《年度采购计划》、《季(月)度采购计划》。

  2.《年度采购计划》、《季(月)度采购计划》经企划部审核后,需报经规划委员会或其授权人批准后执行。

  3.经批准的《年度采购计划》、《季(月)度采购计划》应分送总经理、副总经理、储运部、财务部、生产设备部。

  (四)请购流程

  1.根据《月度物资仓储计划》,储运部材料调拨员填制《请购单》一式三联,经本单位负责人签字同意后,第一联自存,将《请购单》第二联、第三联分别交给采购部计划员、财务部材料会计。

  财务部材料会计根据《请购单》第三联登记《采购备查登记簿》。采购部计划员将《请购单》第二联与《月度采购计划》核对无误后,办理采购。

  2.如果实际生产安排与《月度生产计划》相比发生较大变化,应及时调整生产计划,并报企划部审核后,报规划委员会或其授权人批准实施。调整后的生产计划应及时分送储运部、采购部及财务部。

  储运部相应调整《月度物资储运计划》,并报企划部审核后,报规划委员会或其授权人批准实施。调整后的《月度物资储运计划》应及时分送采购部、财务部。

  根据调整后的《月度生产计划》及《月度物资储运计划》,采购部相应调整《月度采购计划》。

  (五)采购方式与程序

  1.采购方式分为:招标采购、比价采购、零星采购、紧急采购等。

  2.具备招标条件的大宗原材料、燃料、包装物的采购;基建或技改项目主要物资的采购;大型设备、仪器的采购以及其他金额较大的物资采购,实行招标采购。

  3.不具备招标条件和金额较小的物资采购实行比价采购。

  4.订购物资数量较少、金额较低的零星采购,可以由厂家报产品目录或由采购员电话询价后记录下来,代替供应商报价。

  5.计划外紧急采购,应依据计划外采购《请购单》办理,审批程序及权限与计划外采购相同,应考虑“需料时间”对采购方式、程序的影响。

  6.招标采购、比价采购、零星采购、紧急采购都需要严格按照规定的程序进行。

  (六)采购合同管理

  1.物资采购合同必须依据物资采购计划进行,严禁无计划签订采购合同。

  2.物资采购合同必须按规定进行逐级审批。填制《合同审批单》。

  3.签订合同,必须严格依照《合同法》有关规定执行,做到合同内容合法、条款齐全、用词严密,技术要求、质量标准清楚,审查手续齐备。

  4.重大采购合同须经律师审核和工商部门鉴证。

  5.采购合同应取得两份,采购部计划员保存一份,财务部材料会计保存一份,同时提供企划部复印件一份。

  (七)订货物资验收管理

  1.由采购部采购需要仓储的物资验收工作按《仓储管理制度》要求执行。

  2.由采购部采购不需要仓储的物资由物资使用部门组织验收工作。

  3.由物资使用部门自行采购的物资,应自行组织验收工作,不需要另行填制验收单据,采购完成后各项采购单据与《请购单》一并报财务部。

  (八)付款管理

  1.采购货款的支付应根据经批准的采购合同和《季(月)度采购计划》执行。

  2.付款程序为:采购部采购员根据采购合同提出付款申请,填制《款项支付申请单》,由采购部计划员根据《季(月)采购计划》及采购合同履行情况进行复核,分别经采购部部长、总经理审批。

  3.《款项支付申请单》一式两联,付款申请人(采购员)填制,采购部计划员复核,由采购部部长审核后交财务部,财务部材料会计根据《采购备查登记簿》、应付账款明细账、预付账款明细账情况进行复核,防止不当付款,并经财务部部长审核后,交总经理批准,第一联由采购部计划员保存,第二联由出纳员付款后,作为账务处理的原始凭证。


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